Saturday, November 22, 2008

MARILAH BERKONGSI ILMU



TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
PEKELILING PERBENDAHARAAN
BIL 5 TAHUN 2007 (2 MAC 2007)

MD.SUKOR BIN OTHMAN
KETUA PEMBANTU TADBIR (N22)
SMK. KULAI BESAR, JOHOR.

A.a. Mewujudkan Unit Pengurusan Aset
B.b. Melantik :
i. Pegawai Aset di Peringkat Kementerian / Jabatan /PTJ
ii. Pegawai-pegawai menjalankan pemeriksaan ke atas aset
iii. Lembaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset dan
iv. Jawatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset
c.c. Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)
d.d. Mengemukakan laporan tahunan ke Perbendaharaan sebelum 15 mac tahun berikutnya iaitu :
e.
i. Laporan Harta Modal dan Inventori
ii. Laporan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori
iii. Laporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan
iv. Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib

e. Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.

  • Tugas dan tanggungjawab unit pengurusan aset
1.1. Menguruskan semua aset alih Kerajaan di Kementerian/Jabatan dibawah kawalannya meliputi :
a. Penerimaan
b. Pendaftaran
c. Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
d Penyelenggaraan
e. Pelupusan dan
f. Kehilangan dan Hapuskira
2.2. Menguruskan perlantikan Pegawai Pemeriksa, Lembaga Pemeriksa dan Jawatankuasa Penyiasat.
3.3. Menjadi Urus Setia kepada Mesyuarat J/Kuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)Kementerian/Jabatan
4.4. Menguruskan Pelupusan aset alih Kerajaan.
5.5. Mengururuskan Kehilangan dan hapuskira
6. Menyelaras penyediaan Laporan berikut
a.Harta Modal dan Inventori
b.Pemeriksaan Harta Modal dan inventori
c.Pelupusan Aset Alih Kerajaan
d.Tindakan Surcaj / Tatatertib

  • JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI KEMENTERIAN / JABATAN (JKPAK)
1. 1.Keanggotaan JKPAK di Kementerian/Jabatan saperti berikut:
Pengerusi - Timb. KSU Kementerian ( Peringkat Kementerian )
- Timb. Ketua Pengarah ( Peringkat Ibu Pejabat )
- Pengarah ( Jab. Persekutuan Negeri )
Setiausaha : Pegawai Aset Kementerian / Jabatan
Ahli-Ahli + Semua Ketua Bahagian/Unit
+ Ketua Audit Dalam
+ Pegawai-pegawai lain yang sesuai.
2.2. Agenda Mesyuarat JKPAK adalah saperti berikut :
i. Kedudukan semasa Aset Alih Kememterian/Jabatan
ii. Laporan Hasil Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan
iii. Laporan Tindakan Pelupusan
iv. Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib
v. Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset alih
3.3. Bidang tugas JKPAK adalah merancang, memantau, mengawasi dan menyelia semua aspek pengurusan aset alih kerajaan.
4. Mesyuarat JKPAK hendaklah diadakan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan kepada J/Kuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun ( JPKA)
  • TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) yang disediakan bersama-sama dengan Pekeliling ini adalah
bermaksub pengurusan Harta Modal dan Inventori yang meliputi :-
Bab A Penerimaan
Bab B Pendaftaran
Bab C Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
Bab D Penyelenggaraan
Bab E Pelupusan
Bab F Kehilangan dan Hapus Kira

  • PENGUATKUASAAN
Peraturan ini hendaklah dilaksanakan oleh semua Kementerian/Jabatan dan berkuatkuasa mulai dari tarikh pekeliling ini. Semua Pegawai Pengawal hendaklah memastikan setiap Kementerian / Jabatan dibawahkawalannya menguruskan aset alih kerajaan mengikut tatacara di dalam
pekeliling ini melainkan jia terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.
  • PERLAKSANAAN :
1.a. Dengan pemakaian Tatacara Pengurusan Aset Alih ini Kem/Jab. Hendaklah memindahkan semua maklumat berkaitan Harta Modal dan Inventori di bawah kawalannya bagi tahun 2006
Kad Lama - KEW 312 dan KEW 313 kepada
Borang Baru - KEW PA-2, KEW PA-3, KEW PA- 4 dan KEW PA-5
secepat mungkin tidak melebihi enam bulan dari tarikh pekeliling ini dikeluarkan.
2.

b. Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan/PTJ sebelum 2006, hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar Harta Modal yang baru KEW. PA-4 dan senarai Daftar Inventori yang baru KEW.PA-5.

3.
3.

c. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad

d. Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan Kad Petak (KEW. J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor

  • TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN ( TPA )
Senarai Borang-borang dan Kad Baru :
A. BAB – A : PENERIMA
1. KEW. PA-1 - Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan. ( Hendaklah diisi dalam dua salinan jika terdapat kerosakan / perseisihan.
B. Bab – B : PENDAFTARAN
2. KEW.PA-2 - Daftar Harta Modal
KEW.PA-2(a) Daftar Harta Modal
( Butir-utir Penambahan, Penggantian dan Naik Taraf.
3. KEW.PA-3 - Daftar Inventori
4. KEW.PA-4 - Senarai Daftar Harta Modal
5. KEW.PA-5 - Senarai Daftar Inventori
6. KEW.PA-6 - Daftar Pergerakan Harta Modal Dan Invonteri
7. KEW.PA-7 - Senarai Aset Alih Kerajaan
8. KEW.PA-8 - Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori Bagi Tahun…………

C. BAB – C : PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN
9. KWE.PA-9 - Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan
10. KEW.PA-10 - Laporan Pemeriksaan Harta Modal.
11. KEW.PA-11 - Laporan Pemeriksaan Inventori
12. KEW.PA-12- Sijl Tahunan Tahunan Pemeriksaan Harta Modal Dan Inventori.

D. BAB – D : PENYELANGGARAAN
13. KEW.PA-13- Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan
14. KEW.PA-14- Daftar Penyelenggaraan Harta Modal

E. BAB – E : PELUPUSAN
15. KEW.PA-15 -Lantikan Sebagai Lembaga Pemeriksa Pelupusan Aset Alih Kerajaan.
16. KEW.PA-16 -KERAJAAN MALAYSIA Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih Kerajaan
17. KEW.PA-17 -Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan
18. KEW.PA-18 -Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset lih Kerajaan.
19. KEW.PA-19 -Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan
20. KEW.PA-20 -Laporan Tahunan Pelupuan Aet Alih Kerajaan.
21. KEW.PA-21 -Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Alih Kerajaan
22. KEW.PA-22 -Borang Tender Pelupusan Aset Alih Kerajaan
23. KEW.PA-23 -Jadual Tender Pelupusan Aset Alih Kerajaan
24. KEW.PA-24 :Kenyataan Tawaran Sebutharga Pelpusan Aset Alih Kerajaan
25. KEW.PA-25 :Borang SebutHarga Pelupusan Aset Alih Kerajaan
26. KEW.PA-26 :Jadual Sebutharga Aset Alih Kerajaan
27. KEW.PA-27 :Kenyataan Jualan Lelongan Aset Alih Kerajaan

KEW.PA-27(a) Senarai Aset Yang Dilelong

F. BAB – F : KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA
28. KEW.PA-28 :Laporan Awal Kehilangan Aset Alih Kerajaan
29. KEW.PA-29 :Perlantikan Jawatan Kuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih kerajan.
30. KEW.PA-30 :Laporan Akhir Kehilangan Aset Alih Kerajaan
31. KEW.PA-31 :Sijil Hapus Kra Aset Alih Kerajaan

32. KEW.PA-32 :Laporan Tindakan Surcaj / Tatatertib Aset Alih Kerajaan.


  • PEMBATALAN
(a) AP Bab II-Kehilangan dan Hapus Kira, hanya peraturan berkaitan barang-barang
awam sahaja;
(b) PP Bil. 3 Tahun 1990 hanya peraturan berkaitan barang-barang awam sahaja;
(c) PP Bil. 2 Tahun 1991;
(d) SPP Bil. 7 Tahun 1995;
(e) SPP Bil. 2 Tahun 1997;
(f) SPP Bil. 3 Tahun 2002;
(g) PP Bil. 8 Tahun 2004 hanya para 8-Pengurusan Stor dan Aset sahaja;
(h) Panduan Perbendaharaan-Tatacara Pengurusan Stor hanya Bab XIV dan XV sahaja;
(i) Surat Perbendaharaan S(K&B)(8.09)735/3/1-335(SJ.1)JD.4 bertarikh 19 Jun 1995; dan
(j) Surat Perbendaharaan K.KEW/BKP/ PA/535/457(10) bertarikh 7 Januari 2002.

  • TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
PENDAHULUAN :
1.1. Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) ini adalah tatacara bagi menguruskan Harta Modal dan Inventori meliputi :
Bab A - Penerimaan
Bab B - Pendaftaran
Bab C - Penggunaan/Penyimpanan dan Pemeriksaan
Bab D - Pelupusan
Bab E - Kehilangan dan Hapuskira
2.2. ASET bermaksub harta benda kepunyaan atau milikan atau dibawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan.

3.
3.3. ASET ALIH bermaksub aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan
4.
4.

4. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :

4.1. Harta Modal

a. Aset Alih yang harga perolehannya aslnya RM1000.00 setiap satu atau:

b. Aset Alih yang memerlukan penyelenggaran secara berjadual tanpa mengira

perolehan asal . Penyelenggaraan berjadual merujuk kepada eset yang

memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disayaratkan di dalam

manual / buku panduan pengguna .

4.2. Inventori

a. Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM 10000.00 setiap satu

dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.

b. Perabot, Hamparan, Hiasan, Langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga

perolehan asal.

5.5.5. Harta Modal dan Inventori mengandungi kategori yang ditetapkan saperti berikut :

5.1 Kategori bagi Harta Modal iaitu :
i. Loji/Jentera Berat
ii. Kenderaan
iii.Peralatan/Kelengkapan ICT / Telekomunikasi / Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat / Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan
5.2 Kategori bagi Inventori ialah :

a. Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual
- Peralatan/Kelengkapan ICT / Telekomunikasi / Penyiaran/ Perubatan/ Pejabat / Makmal/ Bengkel/ Dapur/ Sukan
b. Tanpa mengira nilai perolehan asal :
I Perabot
ii. Hamparan, Hiasan dan Langsir dan
iii. Pinggang Mangkuk
6. Istilah dan perkataan yang diguna pakai dalam Tatacara, Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) hanyalah bagi maksub pengurusan aset alih Kerajaan sahaja

BAB A - PENERIMAAN

Pegawai Penerima “ ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi

“ Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu

1.OBJEKTIF

a. Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan

b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar yang baik, sempurna dan selamat digunakan

2.PERATURAN PENERIMAAN

A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia

menepati spesifikasi yang ditetapkan.

B. Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah hendaklah

dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.

C. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:-

i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul.

ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.

iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta makan dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “ Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, di timbang atau diuji”

iv. Setlah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan atau peselisihan.

v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi saperti dalam perjanjian pembelian.

vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.

BAB B - PENDAFTARAN
1.1. OBJEKTIF
Pendaftaran aset adalah bertujuan untuk

a. Mewujudkan pengkalan data yang lengkap, tepat dan kemaskini
b. Memudahkan pengesanan dan pemantauan
c. Membolehkan keadaan aset diketahui
d. Memudahkan penyelenggaraan , pelupusan dan penggantian aset
2.2. TEMPOH PENDAFTARAN
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua minggu dari tarikh pengesahan penerimaan
3.3. PENDAFTARAN ASET HADIAH
Aset yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran dan Latihan/Pembelajaran tidak perlu didaftarkan. Walaubagaimana pun Kementerian/Jabatan/PTJ hendaklah mewujudkan satu senarai daftar aset berkenaan bagi tujuan rekod

4.PENDAFTARAN ASET LUCUT HAK

4.1. Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Kem./Jab. Berkenaan bercadang menggunakannya.

4.2. Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab

Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi

maksub tertentu sahaja.

5.PUNCA MAKLUMAT

Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-

5.1. Aset yang dibeli:-

a. Pesanan Rasmi Kerajaan

b. Nota Serahan

c. Invois

d. Dokumen Kontrak

e. Kad Jaminan

f. Manual Pengguna

g. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.

5.2 Aset yang disewa beli :-

a. Surat Ikatan Perjanjian

b. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan

5.3 Aset yang diterima daripada sumber lain:-

a. Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan

b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa

berserta maklumat lengkap aset berkaitan

c. Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh

Mahkamah

5.4 Aset yang belum berdaftar:-

Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 5.1, 5.2 dan 5.3, pendaftaran hendaklah

berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan

6.DOKUMEN PENDAFTARAN

6.1. Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset, dokumen yang digunakan

adalah seperti berikut :

a. Daftar Harta Model KEW. PA-2

b. Daftar Inventori KEW. PA-3

6.2. Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi :

a. Format yang sama hendaklah diguna pakai

b. Daftar hendaklah dicetak

c. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan

7.BUTIRAN MAKLUMAT

Butiran maklumat di dalam KEW. PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat

8.PENGESAHAN PENDAFTARAN

Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan saperti contoh berikut :

“ Telah direkodkan pada…………………( Tarikh ). Nombor siri pendaftaran aset………………….( Seperti nombor pada daftar) “

9.URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH

9.1. Pendaftaran

a. Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kem./Jab dengan menggunakan

dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3

b. Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar

Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan.

c. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemukakan secara tahunan saperti

berikut :

i. Pendaftaran di peringkat PTJ

Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Pejabat

ii. Pendaftaran di peringkat Jabatan

Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada

Kementerian.

iii. Pendaftaran di peringkat Kementerian

Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian

mengetahui dan memantau keseluruhan aset dibawah kawalannya.

D. Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara- perkara berikut :

1. Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan aset

2. Pemeriksaan aset

3. Pelupusan

4. Hapus kira


9.2. Pelabelan Aset

a.

Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss, bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kem/Jab. Berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada berkenaan. Bagi kenderaan khas yang digunakan untuk tujuan penyamaran dan risikan hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah dilihat.

b.

Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran, Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran mengikut susunan saperti di bawah :

9.3. Pergerakan Aset
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6

9.4. Penyimpanan Daftar
a. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.
b. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci
c. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan Salinan disimpan di lokasi

9.5. Senarai Aset di Lokasi
a. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendak disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam 2 salinan

b. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh Pegawai yang bertanggungjawab

c. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi, atau pegawai bertanggungjawab
10.LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.

1. OBJEKTIF

Semua aset kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan

a. Mengurangkan pembaziran

b. Menjimatkan kos

c. Mencapai jangka hayat

d. Mencegah penyalahgunaan

e. Mengelakkan kehilangan
2. PENGGUNAAN

2.1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :

a. Bagi tujuan rasmi sahaja
b. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/ buku panduan

pengguna

c. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan
d. Perlu direkodkan
e. Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan

Aset KEW.PA-9


2.2 Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis dari Ketua Jabatan, Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaanya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
2.3. Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.
3. PENYIMPANAN
3.1. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa dibawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.
3.2. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.
3.3. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan maksima
4. PEMATUHAN

Pegawai yang gagal mematuhi peraturan yang ditetapkan, boleh dikenakan tindakan termasuk sucaj di bawah Seksyen 18 (c ) Akta Prosedur Kewangan 1957

5. PEMERIKSAAN

5.1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas :

a. Fizikal

b. Rekod

c. Penempatan

5.2. Tujuan pemeriksaan adalah untuk :


a. Mengetahui keadaan dan prestasinya
b. Memastikan Setiap Aset mempunyai data/rekod yang lengkap
tepat dan kemaskini
c. Memastikan setiap Aset berada di lokasi sama saperti yang tercatat dalam daftar

5.3 Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara Langsung dalam Pengurusan Aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali setahun.

5.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW PA-11 kepada Ketua Jabatan

5.5. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal

5.6 Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 mac tahun berikutnya.

5.7 Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan dipatuhi.

BAB D PENYELENGGARAAN

1. OBJEKTIF

Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan :-

a. Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan.
b. Memelihara dan memanjang Jangka Hayat.
c. Meningkatkan Keupayaan
d. Mengurangkan kerosakan
e. Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan
f. Menjamin keselamatan pengguna
g. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produkif
h. Memelihara Imej Kerajaan
2. JENIS PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan terbahagi kepada dua jenis berikut :

a. Penyelenggaraan Pencegahan ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan

b. Penyelengaraan Pemulihan ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.

3. MANUAL PENYELENGGARAAN

Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan

3. PANDUAN PENYELENGGARAAN
Pegawai Aset bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah- langkah berikut :-

a. Menyediakan Senarai Aset Yang Memerlukan Penyelenggaraan.
Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13
b. Merancang Penyelenggaraan.
Setelah Aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.
c. Melaksanakan Program Penyelenggaraan
Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera

D. Merekodkan Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan Harta Modal KEW.PA-14
E. Menilai Program Penyelenggaraan
Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut :
a. Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai
b. Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa
c. Mengenal Pasti penyelenggaraan yang seterusnya
e. Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai keatas aset berkenaan
F. Menyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak swasta
Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.