TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
e. Memastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.
- Tugas dan tanggungjawab unit pengurusan aset
- JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN DI KEMENTERIAN / JABATAN (JKPAK)
- TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
- PENGUATKUASAAN
pekeliling ini melainkan jia terdapat arahan lain yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan.
- PERLAKSANAAN :
b. Semua aset yang dimiliki oleh Kementerian/Jabatan/PTJ sebelum 2006, hendaklah disenaraikan di dalam Senarai Daftar Harta Modal yang baru KEW. PA-4 dan senarai Daftar Inventori yang baru KEW.PA-5.
c. Maklumat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat (KEW.314) hendaklah dipindahkan ke Kad
d. Kawalan Stok (KEW. 300 J3) dan Kad Petak (KEW. J4) mengikut Panduan Perbendaharaan – Tatacara Pengurusan Stor
- TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN ( TPA )
KEW.PA-27(a) Senarai Aset Yang Dilelong
- PEMBATALAN
- TATACARA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN (TPA)
4. Aset Alih terbahagi kepada 2 kumpulan iaitu :
4.1. Harta Modal
a. Aset Alih yang harga perolehannya aslnya RM1000.00 setiap satu atau:
b. Aset Alih yang memerlukan penyelenggaran secara berjadual tanpa mengira
memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah disayaratkan di dalam
manual / buku panduan pengguna .
a. Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada RM 10000.00 setiap satu
dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.
b. Perabot, Hamparan, Hiasan, Langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira harga
perolehan asal.
a. Nilai perolehan asal kurang daripada RM1,000 dan tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual
“ Pegawai Penerima “ ialah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi
“ Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu
1.OBJEKTIF
a. Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan
b. Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar yang baik, sempurna dan selamat digunakan
2.PERATURAN PENERIMAAN
A. Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia
menepati spesifikasi yang ditetapkan.
B. Pemeriksaan Teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah hendaklah
dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.
C. Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima aset:-
i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul.
ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.
iii. Sekiranya pengesahan tidak dilakukan dengan serta merta makan dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “ Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, di timbang atau diuji”
iv. Setlah disemak dan diperiksa, pegawai aset/ penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW. PA-1 jika terdapat kerosakan atau peselisihan.
v. Borang KEW. PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.
vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi saperti dalam perjanjian pembelian.
vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan jika ada.
4.PENDAFTARAN ASET LUCUT HAK
4.1. Aset lucuthak hendaklah didaftarkan jika Kem./Jab. Berkenaan bercadang menggunakannya.
4.2. Aset lucuthak yang telah dikategorikan di bawah akta tertentu adalah menjadi tanggungjawab
Pegawai Pengawal untuk menentukan tindakan yang diambil ke atas aset berkenaan bagi
maksub tertentu sahaja.
5.PUNCA MAKLUMAT
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:-
5.1. Aset yang dibeli:-
a. Pesanan Rasmi Kerajaan
b. Nota Serahan
c. Invois
d. Dokumen Kontrak
e. Kad Jaminan
f. Manual Pengguna
g. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan.
5.2 Aset yang disewa beli :-
a. Surat Ikatan Perjanjian
b. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
5.3 Aset yang diterima daripada sumber lain:-
a. Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan
b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa
berserta maklumat lengkap aset berkaitan
c. Salinan Sijil Lucuthak bagi aset yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh
Mahkamah
5.4 Aset yang belum berdaftar:-
Sekiranya tiada punca maklumat seperti di para 5.1, 5.2 dan 5.3, pendaftaran hendaklah
berasaskan maklumat di fizikal aset berkenaan atau sumber-sumber lain yang berkaitan
6.DOKUMEN PENDAFTARAN
6.1. Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset, dokumen yang digunakan
adalah seperti berikut :
a. Daftar Harta Model KEW. PA-2
b. Daftar Inventori KEW. PA-3
6.2. Bagi pendaftaran melalui sistem berkomputer, perkara-perkara berikut hendaklah dipatuhi :
a. Format yang sama hendaklah diguna pakai
b. Daftar hendaklah dicetak
c. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan
7.BUTIRAN MAKLUMAT
Butiran maklumat di dalam KEW. PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat
8.PENGESAHAN PENDAFTARAN
Pengesahan pendaftaran hendaklah dibuat dan dicop pada dokumen punca maklumat yang berkaitan saperti contoh berikut :
“ Telah direkodkan pada…………………( Tarikh ). Nombor siri pendaftaran aset………………….( Seperti nombor pada daftar) “
9.URUSAN PENDAFTARAN ASET ALIH
9.1. Pendaftaran
a. Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset di Kem./Jab dengan menggunakan
dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3
b. Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar
Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan.
c. Salinan KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 hendaklah dikemukakan secara tahunan saperti
berikut :
i. Pendaftaran di peringkat PTJ
Kemukakan senarai daftar kepada Jabatan atau Ibu Pejabat
ii. Pendaftaran di peringkat Jabatan
Kumpulkan senarai daftar PTJ berserta senarai daftar Jabatan dan kemukakan kepada
Kementerian.
iii. Pendaftaran di peringkat Kementerian
Kumpulkan senarai daftar PTJ, Jabatan dan Kementerian bagi membolehkan Kementerian
mengetahui dan memantau keseluruhan aset dibawah kawalannya.
D. Daftar aset hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara- perkara berikut :
1. Penambahan/ penggantian/ penaiktarafan aset
2. Pemeriksaan aset
3. Pelupusan
4. Hapus kira
9.2. Pelabelan Aset
a.
Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan dengan cara melabel, mengecat, emboss, bagi menunjukkan tanda Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nama Kem/Jab. Berkenaan di tempat yang mudah dilihat dan sesuai pada berkenaan. Bagi kenderaan khas yang digunakan untuk tujuan penyamaran dan risikan hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah dilihat.
b.
Setiap aset hendaklah ditanda dengan Nombor Siri Pendaftaran, Panduan menyediakan Nombor Siri Pendaftaran mengikut susunan saperti di bawah :
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6
9.4. Penyimpanan Daftar
a. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.
b. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam kabinet berkunci
c. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan Salinan disimpan di lokasi
9.5. Senarai Aset di Lokasi
a. Senarai Aset mengikut lokasi aset itu ditempatkan hendak disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam 2 salinan
b. Satu salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu salinan lagi disimpan oleh Pegawai yang bertanggungjawab
Semua aset kerajaan hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan
a. Mengurangkan pembaziran
b. Menjimatkan kos
c. Mencapai jangka hayat
d. Mencegah penyalahgunaan
e. Mengelakkan kehilangan
2.1. Penggunaan aset Kerajaan hendaklah mematuhi peraturan berikut :
a. Bagi tujuan rasmi sahaja
b. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/ buku panduan
pengguna
c. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakand. Perlu direkodkan
e. Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan
Aset KEW.PA-9
2.2 Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis dari Ketua Jabatan, Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaanya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan yang ditetapkan, boleh dikenakan tindakan termasuk sucaj di bawah Seksyen 18 (c ) Akta Prosedur Kewangan 1957
5. PEMERIKSAAN
5.1. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas :
a. Fizikal
b. Rekod
c. Penempatan
5.2. Tujuan pemeriksaan adalah untuk :
a. Mengetahui keadaan dan prestasinya
b. Memastikan Setiap Aset mempunyai data/rekod yang lengkap
tepat dan kemaskini
c. Memastikan setiap Aset berada di lokasi sama saperti yang tercatat dalam daftar
5.3 Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara Langsung dalam Pengurusan Aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu kali setahun.
5.4 Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW PA-11 kepada Ketua Jabatan
5.5. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal
5.6 Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki mengemukakan KEW PA-12 kepada Perbendaharaan sebelum 15 mac tahun berikutnya.
5.7 Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan dipatuhi.
1. OBJEKTIF
Penyelenggaraan aset Kerajaan bertujuan :-
a. Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan.
b. Memelihara dan memanjang Jangka Hayat.
c. Meningkatkan Keupayaan
d. Mengurangkan kerosakan
e. Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan
f. Menjamin keselamatan pengguna
g. Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produkif
h. Memelihara Imej Kerajaan
Penyelenggaraan terbahagi kepada dua jenis berikut :
a. Penyelenggaraan Pencegahan ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan
b. Penyelengaraan Pemulihan ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
3. MANUAL PENYELENGGARAAN
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan